Informações confiáveis para a tomada de decisões corretas dentro do Plano de Marketing
Um dos pilares da boa gestão é ter informações confiáveis, que serão a base a partir da qual poderemos montar os relatórios necessários de acordo com o que queremos analisar, medir ou melhorar.
Da mesma forma que cuidamos da qualidade dos ingredientes de uma fórmula nutricional, as informações utilizadas para relatórios gerenciais devem ser igualmente precisas, estáveis, confiáveis, transparentes e padronizadas.
Quer estejamos falando de vendas, custos, fluxo de caixa, rentabilidade ou métricas de marketing, a base das informações que utilizaremos será sempre a mesma: o sistema de registro de operações, ou o sistema contábil. Embora seja geralmente o responsável pela área administrativa, é importante conhecê-lo e certificar-se disso:
– O sistema é versátil o suficiente para obter informações tanto por conceito principal (por exemplo, vendas) quanto por área comercial, atividade, linha de produtos (por exemplo, linha de aves, linha de produtos, etc.).
– O acesso ao sistema de registro é restrito ao pessoal administrativo, para evitar manipulação inadequada de registros, fundos, etc.
– O registro das operações é feito de forma completa e oportuna, não deixando a documentação sem registro (procuramos evitar a obtenção de relatórios baseados em informações incompletas).
– Permitir controles periódicos sobre as informações registradas. Desta forma, podemos verificar se registramos tudo o que deveríamos ter registrado (informações completas), e se tudo registrado está corretamente registrado. A periodicidade dos controles pode ser mensal, trimestral ou semi-anual. Os períodos trimestrais são recomendados no início, e depois estendidos, pois verifica-se que tudo está funcionando bem.
– A documentação que suporta as operações existe e um arquivo ordenado desta documentação é mantido, o que permite que seja controlado rapidamente.
A medição é o primeiro passo para fazer uma avaliação que nos permite tomar medidas para melhorar. Para conseguir medições eficazes, a base a partir da qual começamos deve ser de qualidade e, pelo menos, atender aos seguintes atributos: confiabilidade, integralidade, comparabilidade e sistematização.