Información confiable para la toma de decisiones correctas dentro del Plan de Marketing
Uno de los pilares de la buena gestión es contar con información confiable, que será la base desde donde podremos armar los reportes necesarios según aquello que queramos analizar, medir o mejorar.
De la misma manera en que cuidamos la calidad de los ingredientes de una fórmula nutricional, la información de la cual se nutren los reportes de gestión debe ser igual de certera, estable, confiable, transparente y estandarizada.
Tanto si hablamos de ventas, costos, flujo de fondos, rentabilidad, o métricas de Marketing, la base de la información que utilizaremos será siempre la misma: el sistema de registro de operaciones, o sistema contable. Si bien generalmente estará a cargo del área administrativa, es importante conocerlo y asegurarse que:
- El sistema sea lo suficientemente versátil como para obtener información tanto por concepto principal (ej. Venta) como por área de negocio, actividad, línea de productos (ej. Línea avícola, línea de producto, etc.).
- El acceso al sistema de registración sea restringido a las personas del área administrativa, para evitar manipuleo inadecuado de registros, fondos, etc.
- La registración de operaciones sea realizada en forma completa y a tiempo, no dejando documentación sin registrar (buscamos evitar obtener reportes basados en información incompleta).
- Permita realizar controles periódicos sobre la información registrada. De esta manera podemos verificar si hemos registrado todo lo que debíamos registrar (información completa), y si todo lo registrado está correctamente asentado. La periodicidad de los controles puede realizarse mensualmente, trimestralmente o semestralmente. Se recomiendan períodos trimestrales en un principio, para luego extenderlo según se verifique que todo vaya funcionando bien.
- La documentación que sustenta las operaciones exista y se lleve un archivo ordenado de esta documentación, que permita su control en forma rápida.
Medir es el primer paso para hacer una evaluación que nos permita tomar acciones en pos de mejorar. Para logar mediciones efectivas, la base desde donde partimos debe ser de calidad, y como mínimo reunir los siguientes atributos: confiabilidad, completitud, comparabilidad y sistematicidad.